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Uno de los primeros pasos para crear un proyecto, para asentar sus bases, es conocer la situación de partida que tenemos, cual es la realidad que queremos superar o la necesidad de transformarla y la orientación que queremos darle a la solución.

En esta etapa trataremos de definir y delimitar la idea del proyecto, identificando las posibles soluciones y alternativas, técnicas y económicas. La identificación del proyecto va a depender en gran medida de la capacidad que tengamos para realizar el análisis y la exactitud de las mediciones y cálculos y su posterior ejecución.

La fase de la identificación es la menos formalizada de todo el ciclo de gestión. Deberemos responder a las siguientes preguntas:

• ¿qué sucede?

• ¿a quién le sucede?

• ¿por qué sucede?

• ¿cómo se va a solucionar?


Esto nos supone que tendremos que trabajar sobre la idea de lo que se quiere y/o se puede y/o se debe hacer. Tendremos que “procesar” esta idea de manera sistemática hasta recabar toda la información que nos permita en un momento dado fijar la situación en la que se va a intervenir, y a continuación analizar si nos conviene o no esa intervención.

De esta fase de identificación debemos de obtener la información de las características de los destinatarios del proyecto, así como de posibles implicados indirectos; de los problemas que tienen los beneficiarios de la acción y de las posibles alternativas de solución, sin olvidar que la identificación nos debe aportar información de cuantas cuestiones complementarias nos ayuden en la toma de las decisiones.

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Son numerosas las técnicas que existen para realizar el análisis de esta etapa de identificación, sin embargo hay una base común a todas ellas, eficaz para el estudio integral del proyecto y con un amplio consenso a nivel internacional, el “Enfoque del Marco Lógico (EML)”.

El EML es una herramienta metódica y razonada para la planificación y gestión de proyectos que está orientada por objetivos. Se trata pues de un método con distintos pasos que van desde la identificación hasta la formulación y con el resultado final habremos de elaborar una matriz de planificación de todo el proyecto.

Como ayuda para la toma de decisiones debemos volcar la información que obtenemos en la identificación en una ficha, que llamaremos “Ficha de Identificación”. La complementación de esta ficha será el primer paso para esbozar nuestro proyecto. El objetivo fundamental de esta ficha es el de indicarnos si debemos proceder o no a la elaboración de la documentación del proyecto, es decir, si el proyecto es viable o no, si vamos a perder el tiempo realizando todo el dossier del proyecto o no. En definitiva, la ficha será el referente para dar el siguiente paso, la formulación del proyecto.

Debido a la gran cantidad de aspectos que debemos considerar y a la posible recepción de nuevos datos, la ficha es dinámica y puede tener varias redacciones y cambios hasta la aprobación definitiva. Se debe caracterizar por la claridad y precisión en la exposición de las ideas y los datos recogidos, y su carácter es descriptivo.

Aprende los diferentes aspectos en los que se debe basar la elaboración de la Ficha de Identificación en el ebook TPE5P o Cómo elaborar un proyecto

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A lo largo de la historia numerosos pensadores han opinado como Séneca cuando decía que cualquier camino es válido cuando uno no sabe a dónde va.  Pues bien, cuando nos vemos ante la necesidad de realizar un proyecto la primera “herramienta” de la que debemos echar mano es el análisis FODA.

Los proyectos nos surgen tras detectar una necesidad y decidir que vamos a subsanarla o a cubrirla; es un gran paso haberla detectado y tener clara la idea de buscar una solución. El siguiente paso es conocer cuatro parámetros, que habremos de estudiar y plasmar en un cuadro de doble entrada, son los parámetros del análisis F.O.D.A.,

1.       Fortalezas

2.       Debilidades

3.       Oportunidades

4.       Amenazas

El estudio de estos cuatro parámetros nos indicará en qué situación nos encontramos para buscar la solución al problema o necesidad que pretendemos solucionar con la elaboración de nuestro proyecto.

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De ellos, los dos primeros, las fortalezas y las debilidades se refieren a nuestra organización o empresa. Son factores internos que debemos estudiar, diferenciar y analizar detenidamente y sobre los que podremos actuar directamente para realizar las modificaciones que sean necesarias. Los dos últimos, las oportunidades y las amenazas son factores externos a la organización o empresa, por lo que, una vez detectadas, estudiadas y analizadas nos resultará más difícil actuar para corregir los aspectos negativos y problemáticos que hallamos detectado.

El parámetro “fortalezas” nos indicará las capacidades y habilidades con las que contamos en nuestra organización o empresa y que nos permitirán colocarnos en un nivel de superioridad frente a nuestros competidores. Nos indica los recursos con los que contamos y que controlamos, las actividades que  ya realizamos, nuestras capacidades y habilidades, etc. Una forma de averiguar resultados para este parámetro es respondernos a la pregunta ¿Qué es lo que somos capaces de hacer?. Con ella vamos a obtener respuestas y valores que podremos clasificar en varios tipos de aspectos, de servicios de la organización o empresa, financieros, de relaciones con los asociados o clientes, organizativos, etc.

El parámetro “debilidades” nos indicará los aspectos contrarios a las fortalezas, aquellos factores que nos colocan en una posición de desventaja ante la competencia. Debemos obtener información sobre los recursos que necesitamos, las capacidades o habilidades que no tenemos y que habremos de conseguir, las actividades que no realizamos o realizamos mal y habremos de corregir, etc. Como se ve está directamente ligada con las fortalezas para complementarlas.

Aprende más sobre los factores externos, su análisis y su representación gráfica  en el ebook  TPE5P o Cómo elaborar un proyecto

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Para realizar el cronograma de las actividades se utilizan diversas técnicas gráficas, la más simple y utilizada es el “Diagrama de Gantt”, aunque este método posee ciertas limitaciones que pueden salvarse con el “método ABC”.

A)   Diagrama de GANTT o de Barras

El diagrama de Gantt consiste en una tabla de doble entrada, en las filas se anota el listado de las actividades descritas en el apartado correspondiente del proyecto  y en las columnas, el tiempo que durará cada una de ellas, marcando con una “X” a lo largo de qué periodo de tiempo (semanas, meses, trimestres, etc) está previsto realizar dicha actividad. Una barra horizontal frente a cada actividad va a representar su duración.

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Ejemplo de gráfico GANTT:

Deben señalarse los meses con número en vez de con la inicial, ya que facilita su comprensión si no se inicia en la fecha prevista. Además si resultara más operativo podrían reflejarse en el gráfico otras unidades de tiempo, como quincenas, semanas, días, etc., en lugar de meses.

Puedes conocer más sobre el Método de programación ABC en el ebook TPE5P o Cómo elaborar un proyecto

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Son muchas las definiciones de proyecto, sin embargo una de las que más me satisfacen es la de entender por proyecto la tarea innovadora que tiene un objetivo definido y que debe ser realizada en un tiempo , en una zona delimitada y para un grupo determinado de beneficiarios, todo ello encaminado a solucionar problemas o mejorar situaciones. De ahí que lo que mejor defina a un proyecto y lo diferencie de otro son las motivaciones, las intenciones, los fines, los objetivos, las metas y las directrices que lo forman y lo unifican como un plan organizado de actuación.

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Por todo ello, el proyecto debe suponer una estructura de actuación que esté directamente vinculada con el entorno en el que se desarrollará y al que intentará dar de manera selectiva y sistemática respuestas eficaces a sus necesidades.
¿Cuál es el ciclo de un proyecto?. Los proyectos son ciclos articulados y progresivos que van desde la idea inicial y la intención de actuar hasta la evaluación o valoración del conjunto de medios, actividades y resultados de los objetivos definidos.
El ciclo está formado por fases que se retroalimentan unas a otras para alcanzar de manera más eficaz los objetivos definidos. Estas fases ya las he indicado en artículos anteriores, pero nunca está de más recordarlas, serían
• Identificación
• Diseño
• Ejecución
• Seguimiento
• Evaluación


Aunque estos nombre pueden variar de un autor a otro.
Pero ¿Cómo y cuándo surge un proyecto?
Lo que está claro que no es algo que surja de la noche a la mañana por generación espontánea. El proyecto siempre es el resultado de un proceso en el que existe una influencia de un factor externo a la organización, sea una persona, una idea o una necesidad que se detecte, que estimula la necesidad de “hacer algo” para solucionar el problema. Esto será de vital importancia a la hora de determinar los “agentes” o personas que participarán en la elaboración y desarrollo del proyecto.
En la fase de identificación los protagonistas deben de ser los beneficiarios de la actuación y la organización responsable del proyecto y de su financiación, y se hace necesario que tengan conocimiento mutuo de una serie de aspectos:
• Objetivos de los beneficiarios
• El tipo de organización que posean
• Sus procedimientos de participación
• La filosofía y los procedimientos de intervención de las organizaciones que financian y apoyan el proyecto.
• Sus objetivos y criterios de organización.
• Sus métodos de control de recursos.
Además hay que tener en cuenta que cualquier actuación no solo afectará a los beneficiarios directos, sino que también estarán los indirectos y los excluidos y/o perjudicados; es poco aconsejable ignorar a estos últimos ya que si no los tenemos en cuenta nos resultará más difícil neutralizar las consecuencias de sus actuaciones durante el desarrollo del proyecto.

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http://tuproyectoen5pasos.com/blog/

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Continuando con el punto de vista de la política y la acción social, un proyecto es la unidad elemental de intervención en cualquier sector social y constituye la forma de actuación más cercana a la realidad sobre la que se pretende actuar.
Un proyecto sería una compleja operación que necesita interrelacionar recursos, tanto humanos como materiales, durante un período de tiempo para lograr los objetivos específicos marcados.

La tendencia actual de la acción social en Andalucía (España) está basada en estas definiciones de proyecto. La administración Andaluza entiende que un sistema de gestión de proyectos es un conjunto de procedimientos encaminados a mejorar la toma de decisiones en relación con la asignación de los recursos de los distintos planes de actuación.
Os preguntareis ¿y esto que tiene que ver con los proyecto?, …. Bueno, esto nos clarifica las fases que según la Administración española (autonómica y nacional que es la que pone en marcha los planes de cooperación internacional) debe de seguir la elaboración de un proyecto:
• Programación
• Identificación
• Formulación
• Ejecución / Seguimiento
• Finalización
• Evaluación


Todas estas fases las podemos considerar desde dos puntos de vista diferentes pero no excluyentes, como una herramienta de trabajo para conocer, analizar e intervenir y como un instrumento de aprendizaje para mejorar futuros proyectos
A lo largo de varios artículos iré comentando las distintas fases ya que el Plan Director 2009-2012 de Cooperación Española del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación tiene entre sus líneas de actuación temas tan importantes como la educación, el desarrollo rural y la lucha contra el hambre, la salud, servicios sociales básicos, el crecimiento económico para la reducción de la pobreza, la sostenibilidad medioambiental, la ciencia, tecnología e innovación, la cultura y el desarrollo, el desarrollo de la infancia y la juventud, etc…..

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Durante cuatro semanas he estado siguiendo los pasos que tengo marcado en mi curso. Habitualmente comienzo por el diagnóstico, con la  descripción, justificación y antecedentes tratando de identificar la necesidad del proyecto, el problema a solucionar. En este caso la necesidad me venía impuesta por el cliente por lo que comencé directamente por realizar un estudio del feminismo….a fondo.
He aprendido muchas cosas interesantes sobre este movimiento social, y he podido detectar el enfoque que tenía que darle en cuanto a las necesidades de formación para la utilización de las Nuevas Tecnologías de la Información y de la Comunicación.
Los objetivos también me venían dados, en parte, por la solicitud de mi cliente, ya que el proyecto había que presentarlo a la convocatoria de una administración pública, con lo que los objetivos generales o finalidad del proyecto los obtuve directamente de esta convocatoria. Los objetivos específicos me resultaron de estudiar el enfoque que pretendía dar al proyecto, ya que me debían indicar las metas que quería conseguir y debían ser claros, realistas, flexibles, coherentes y motivadores.
En la determinación de las actuaciones fue donde “dibujamos” el enfoque definitivo del proyecto, explicando los dos tipos de actuaciones que queríamos realizar. Por un lado la formativa, con el desarrollo de varias jornadas donde realizaríamos dos o tres talleres de formación directa y participativa con los asistentes. Por otro lado desarrollaríamos una plataforma desde donde acceder a la blogosfera que queríamos crear para que las/los asistentes compartieran sus experiencias.
Con la elaboración del calendario de actividades tampoco tuvimos muchas opciones, prácticamente venia fijado en la convocatoria.
Lo más complicado ha sido la elaboración de los indicadores de evaluación y la determinación de su seguimiento. Tras analizar detenidamente la información sobre el movimiento feminista y la convocatoria obtuvimos los indicadores que consideramos más apropiados para el proyecto, centrándome en estos cuatro aspectos:
• La pertinencia o relevancia
• La eficacia.
• La eficiencia.
• La sostenibilidad.

La determinación de los recursos necesarios la obtuve tras analizar las propuestas de actividades que queríamos realizar, dividiéndolos en tres tipos, humanos, financieros y materiales. Esto me permitió realizar sin problemas el correspondiente presupuesto del proyecto, que para una mejor comprensión de mi cliente lo dividí en tres subpartidas que relacione con los tres tipos de recursos necesarios.
Hay numerosas formas de determinar tanto los recursos como de realizar el presupuesto, esta fue simplemente la más simple para este proyecto.

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1. Identificar la necesidad. ¿Por qué vamos a hacer el proyecto?, ¿Cuál es la necesidad que vamos a satisfacer?. Todo proyecto surge de la detección de una necesidad, bien sea de formación, de información o de la demanda de un producto o servicio.
2. Definir el Objetivo SMART del Proyecto. Este acrónimo es muy utilizado y conocido en la definición de objetivos, la cuestión está en desarrollar un razonamiento más amplio del significado del concepto. ¿Qué buscamos cuándo decimos que nuestros objetivos deben de ser SMART?.

1. S – Specific (Específico): cuando definimos un objetivo tiene que quedar absolutamente claro y nítido, sin posibilidad de interpretaciones, de esta manera su comprensión y las posibilidades de alcanzarlo serán mayores. Una serie de preguntas típicas para asegurarnos de que el objetivo es específico son:
   1. ¿Quien está involucrado?
   2. ¿Que quiero lograr exactamente?
   3. ¿Donde debe ser alcanzado este objetivo?
   4. ¿En que periodo este objetivo debe ser alcanzado?
   5. ¿Cuales son mis requerimientos y restricciones?
   6. ¿Cuales propósitos o beneficios existen en lograr este objetivo?Una vez definido el objetivo debemos evaluar si está absolutamente claro para todos los miembros del equipo.
2. M – Measurable (Mensurable): aquí es donde aplicamos el dicho “No puedes gestionar lo que no puedes medir”. Si no un objetivo no se puede reflejar en un número queda a la libre interpretación de si se ha conseguido o no. Es muy importante por lo tanto tener definido el método o sistema de medición que vayamos a aplicar para monitorear cada objetivo.
3. A – Attainable (Alcanzable): los objetivos no pueden ser imposibles de lograr. Siempre es importante la presencia de un desafío para el equipo, para que se supere y trate de llegar a lo más difícil, pero los objetivos deben de ser alcanzables para que no cause desanimo y frustración su no consecución.Esta “A” también se conoce por “Agreed Upon” (definido de común acuerdo), lo que significa que todos los miembros del equipo del proyecto han participado en la definición y ejecución del objetivo y están de acuerdo en que es viable y beneficioso.
4. R – Realistic (Realista). Además de posible, el objetivo debe de ser realista, para ello podemos hacernos estas preguntas: ¿El equipo aceptará perseguir el objetivo?, ¿Este objetivo está alineado con la visión y misión de la organización?, ¿Algún principio ético es herido con este objetivo?. Definir un objetivo poco realista indica poca sincronía con el equipo.
5. T – Timely (en tiempo). Esto significa que, además de definir bien el inicio y final del periodo de busca del objetivo, este periodo no debe ser tan corto que haga imposible el objetivo y tampoco tan largo que cause una dispersión de la iniciativa con el tiempo.

3. Identificar el producto, servicio o actividad: es importante describir detalladamente cual será el producto, servicio o actividad que realizaremos o entregaremos al finalizar el proyecto.
4. Identificar y conocer a los Stakeholders. Los Stakeholders son todas las personas interesadas en el proyecto, comenzando por el Gerente del Proyecto, su equipo, los promotores, el cliente, la comunidad, etc. Habitualmente se debate sobre los diferentes modelos de priorización de los stakeholders, como el planteado en 1997 por Mitchell, Agle & Wood en el que identifica tres categorías (latente, expectante y definitivo) según los criterios de poder, legitimidad y urgencia o el modelo de Rawlins, Plowman & Stohlton que en 2005 relacionaron la identificación de los stakeholders a la organización, atributos, situación y estrategia de comunicación.
5. Conocer el alcance del proyecto. Es fundamental que acordemos el alcance del proyecto con el cliente o los promotores, en aras de evitar peticiones que no están al alcance y que afectarán al desarrollo del proyecto, los factores de restricción Alcance-Tiempo-Costo

Te invito a que conozcas mis otros 5 pasos en http://tuproyectoen5pasos.com/detalles/

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El primero de los pasos para crear proyectos es el diagnóstico y una de las técnicas que debemos de utilizar para compartir la información recopilada por los distintos miembros del grupo implicados en el proyecto es la tormenta de ideas.

Las sesiones de tormentas de ideas o Brainstorming son una herramienta fundamental para facilitar la participación en los grupos y para ellas debemos de tener presentes una serie de aspectos como son:

• Las decisiones que se tomen deben de ser participativas.
• La importancia del papel del  moderador.
• Establecer unas reglas mínimas para las críticas y los comentarios.
• La utilización de una pizarra o papel en la pared.
• Establecer un orden en la presentación de los contenidos y el desarrollo de los temas.
• El proceso de priorizar.
• La convocatoria de la sesión.

 

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La tormenta de ideas es una herramienta muy potente para alcanzar la meta general, la definición de los distintos puntos a desarrollar del proyecto. Como toda herramienta, los usuarios tienen que entenderla y utilizarla de manera adecuada para que las sesiones sean productivas.

Cuando decidimos convocar una sesión de Brainstorming debemos de tener como objetivo el crear el entorno adecuado para que el conjunto de participantes en el proyecto tomen una o varias decisiones de forma colectiva, esto reduce el dominio de una persona y favorece la implicación de los miembros del grupo estimulando su participación en el proyecto. El objetivo inmediato de la sesión de tormenta de ideas no es la creatividad sino la participación, de forma que la creatividad del grupo sobresalga por encima de la creatividad individual. Para ello deberemos de establecer una reglas básicas de obligado cumplimiento durante la sesión, con lo que favoreceremos la participación en la toma de decisiones de todos los miembros.

En toda sesión el papel del moderador será fundamental. Un grupo desorganizado de individuos no aporta soluciones ni toma decisiones de interés para el desarrollo de los proyectos. Es necesario, además de las reglas establecidas, un procedimiento ordenado para que el proceso transcurra como se tenia previsto. Para ello el papel del moderador es variado, en primer lugar debe de cerciorarse de que existe esa estructura de reglas y procedimiento y de que se respeta, y en segundo lugar debe verificar que las decisiones vienen de todos los participantes del grupo. Esta es una tarea que requiere de experiencia y de liderazgo en el control de proyectos ya que las acciones de organización de una sesión de tormenta de ideas deben de ser introducidas por el moderador no por los participantes, y estarán calculadas para guiar al grupo a la toma de decisiones que favorezcan al proyecto.

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Diferencia los proyectos desde tres ángulos de visión, desde el tipo de bienes o servicios que genera el proyecto, según los sectores productivos implicados en el desarrollo del proyecto y según los criterios de evaluación que se sigan en los proyectos.En el primer grupo hace una distinción entre los proyectos que producen bienes de consumo finales, tales como los alimentos y las bebidas; los que van orientados a la producción de bienes de capital y que incrementan la capacidad del trabajo humano, tales como los vehículos; y los proyectos destinados a la producción de bienes intermedios con los que generar otro producto final, como el hilo para crear ropa o el acero para fabricar maquinaria.

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El segundo grupo engloba a los proyectos desarrollados en los distintos sectores de la producción, primarios (tanto proyectos con animales como con vegetales), secundarios (proyectos orientados a distintas industrias de manufacturación y prestación de servicios a la comunidad), terciarios (proyectos con infraestructura económica que implican un consumo de energía, de transporte o de comunicaciones y los orientados a los servicios de carácter personal, material o técnico). Además, en este apartado tendrían cabida los proyectos incluidos en dos sectores productivos de reciente consideración, el cuaternario o de información, donde estarían todos los proyectos relacionados con el valor intangible de la información y que abarca desde la gestión hasta la distribución de esta información. E incluso los proyectos del sector quinario del que hablan algunos autores, relacionado con las actividades culturales, educativas, artísticas y de entretenimiento.

El último grupo se crea en función del punto de vista evaluativo de los proyectos y los clasifica en proyectos que producen bienes específicos (orientados a productos de consumo unipersonal), los que producen bienes públicos (que pueden ser consumidos por más de una persona) y los semi-públicos (generan servicios que pueden ser desarrollados por el sector público y por el privado, como la educación).

Este conocimiento es muy importante a la hora de situar nuestro proyecto, pero lo realmente relevante es conocer el nicho en el que vamos a desarrollar el proyecto.

Cuando me han consultado para preparar un proyecto con el que expandir en la red un negocio, el producto ya estaba. La idea de llevar el producto local, el de la tienda, a la red solo es factible para determinadas empresas……grandes empresas, que ya son conocidas y que han generado confianza en sus productos.

El planteamiento para desarrollar un proyecto para la red debe de ser distinto, con puntos de partida diferentes. A lo largo de numerosos artículos he insistido en la necesidad de realizar un estudio preliminar de diagnóstico de la necesidad o problema a resolver con el proyecto, ese es el punto de partida. Detectar la necesidad, conocer nuestra oportunidad para desarrollar nuestras habilidades y dar forma al proyecto…..el producto es el último paso.

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