pasos para crear proyectosHay muchas definiciones de proyecto, a mi me gusta considerar que “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado únicoâ€, y como esfuerzo temporal debe de estar muy bien planificado para que nos resulte un proyecto de éxito.
Los estudios comparativos de distintos métodos para crear proyectos, unidos a mi experiencia me han aconsejado que estos deben de ser los pasos a seguir para realizar cada uno de mis proyectos.

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1. Identificar la necesidad. ¿Por qué vamos a hacer el proyecto?, ¿Cuál es la necesidad que vamos a satisfacer?. Todo proyecto surge de la detección de una necesidad, bien sea de formación, de información o de la demanda de un producto o servicio.
2. Definir el Objetivo SMART del Proyecto. Este acrónimo es muy utilizado y conocido en la definición de objetivos, la cuestión está en desarrollar un razonamiento más amplio del significado del concepto. ¿Qué buscamos cuándo decimos que nuestros objetivos deben de ser SMART?.

  1. S – Specific (Específico): cuando definimos un objetivo tiene que quedar absolutamente claro y nítido, sin posibilidad de interpretaciones, de esta manera su comprensión y las posibilidades de alcanzarlo serán mayores. Una serie de preguntas típicas para asegurarnos de que el objetivo es específico son:
    1. ¿Quien está involucrado?
    2. ¿Que quiero lograr exactamente?
    3. ¿Donde debe ser alcanzado este objetivo?
    4. ¿En que periodo este objetivo debe ser alcanzado?
    5. ¿Cuales son mis requerimientos y restricciones?
    6. ¿Cuales propósitos o beneficios existen en lograr este objetivo?Una vez definido el objetivo debemos evaluar si está absolutamente claro para todos los miembros del equipo.
  2. M – Measurable (Mensurable): aquí es donde aplicamos el dicho “No puedes gestionar lo que no puedes medirâ€. Si no un objetivo no se puede reflejar en un número queda a la libre interpretación de si se ha conseguido o no. Es muy importante por lo tanto tener definido el método o sistema de medición que vayamos a aplicar para monitorear cada objetivo.
  3. A – Attainable (Alcanzable): los objetivos no pueden ser imposibles de lograr. Siempre es importante la presencia de un desafío para el equipo, para que se supere y trate de llegar a lo más difícil, pero los objetivos deben de ser alcanzables para que no cause desanimo y frustración su no consecución.Esta “A†también se conoce por “Agreed Upon†(definido de común acuerdo), lo que significa que todos los miembros del equipo del proyecto han participado en la definición y ejecución del objetivo y están de acuerdo en que es viable y beneficioso.
  4. R – Realistic (Realista). Además de posible, el objetivo debe de ser realista, para ello podemos hacernos estas preguntas: ¿El equipo aceptará perseguir el objetivo?, ¿Este objetivo está alineado con la visión y misión de la organización?, ¿Algún principio ético es herido con este objetivo?. Definir un objetivo poco realista indica poca sincronía con el equipo.
  5. T – Timely (en tiempo). Esto significa que, además de definir bien el inicio y final del periodo de busca del objetivo, este periodo no debe ser tan corto que haga imposible el objetivo y tampoco tan largo que cause una dispersión de la iniciativa con el tiempo.

3. Identificar el producto, servicio o actividad: es importante describir detalladamente cual será el producto, servicio o actividad que realizaremos o entregaremos al finalizar el proyecto.
4. Identificar y conocer a los Stakeholders. Los Stakeholders son todas las personas interesadas en el proyecto, comenzando por el Gerente del Proyecto, su equipo, los promotores, el cliente, la comunidad, etc. Habitualmente se debate sobre los diferentes modelos de priorización de los stakeholders, como el planteado en 1997 por Mitchell, Agle & Wood en el que identifica tres categorías (latente, expectante y definitivo) según los criterios de poder, legitimidad y urgencia o el modelo de Rawlins, Plowman & Stohlton que en 2005 relacionaron la identificación de los stakeholders a la organización, atributos, situación y estrategia de comunicación.
5. Conocer el alcance del proyecto. Es fundamental que acordemos el alcance del proyecto con el cliente o los promotores, en aras de evitar peticiones que no están al alcance y que afectarán al desarrollo del proyecto, los factores de restricción Alcance-Tiempo-Costo

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Gracias…….

Miguel Castillo | Ayudándote a Crear Proyectos