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Uno de los pasos más importantes en la elaboración de proyectos es realizar el plan de trabajo.

Debemos de tener claro dos cosas, primero que un plan de trabajo no es realizar el presupuesto del proyecto y segundo, que no es SOLO determinar un calendario de trabajo.

En muchos casos, las instituciones a las que presentaremos el proyecto nos pedirán un plan de trabajo para justificar la concesión de las ayudas o fondos para el proyecto, por eso en muchos casos se considera el presupuesto como parte fundamental del plan de trabajo, pero no es así. El presupuesto es uno de los elementos del proyecto y debe de ir en su lugar adecuado.Pero entonces ¿qué es un plan de trabajo?. Es una exposición, es decir, es una relación de actividades enlazadas, en las que cada una depende de mánera lógica de la anterior. Es una herramienta de planificación y gestión del proyecto que nos proporcionará las condiciones para programar el trabajo durante el tiempo de ejecución del proyecto. Además es un documento que hace más transparente la ejecución del proyecto al permitir que todas las personas implicadas puedan poseer una copia del plan, de esta forma conocerán en todo momento lo que se hace y por qué se hace.

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El plan de trabajo debe indentificar los problemas que debemos solucionar como metas, y los transforma en objetivos del proyecto, precisos y verificables, además debe de indicar los recursos que serán necesarios y las dificultades que encontraremos, trazando una linea de actuación para alcanzar los objetivos marcados

Cuando nos necesitamoselaborar un plan de trabajo debemos tener presente que la duración optima está entre los seis y los doce meses, de forma que los objetivos y las prioridades del proyecto se revisen anualmente. No es una regla obligatoria, pueden darse circunstancias que nos lleven a que nuestro plan de trabajo sea más corto o más largo.

Si debemos de tener en cuenta la siguiente estructura a la hora de elaborar el plan de trabajo.

1. Un sumario
2. Una introducción y análisis preliminar donde se diagnostiquen los problemas a solucionar
3. Las metas y objetivos a alcanzar
4. Los recursos necesarios y con los que se cuenta
5. Linea de acciones a seguir para alcanzar las metas y objetivos
6. Anexos con los presupuestos, calendario, etc.

El sumario debe de ser redactado al final, con un máximo de dos a cuatro párrafos, con cuidado de no confundirlo con una introducción.

La introducción será la que presente el plan de trabajo, sin ser larga ni demasiado analítica que llegaría a desalentar a los responsables de leerlo antes de llegar a conocer realmente el plan de trabajo.

Debemos seguir una sucesión lógica en la elaboración del plan de trabajo, desde la introducción hasta las metas y objetivos. En la introducción explicaremos porqué hemos elegido los problemas a solucionar, con las metas delimitamos las soluciones, y los objetivos serán el resultado a alcanzar con las metas, exactos, limitados y verificables. Las metas deben de especificarse en este apartado y después utilizarse para crear los objetivos específicos. Los objetivos que elijamos para el plan de trabajo serán las piezas centrales de nuesto plan.

En el apartado de recursos indicaremos las posibles contribuciones identificadas para poder alcanzar los objetivos definidos. En el tema de los recursos financieros derive al lector al anexo del presupuesto. En este apartado incluya recursos que no sean únicamente financieros, a los recursos de personal, socios, suministros, equipamientos, etc.

En la linea de acción del plan debemos indicar como planeamos transformar los recursos para superar las dificultades y lograr alcanzar los objetivos que nos hemos marcado en el plan. Deberiamos de indicar varias lineas de actuación alternativas y seleccionar posteriormente la que consideremos más adecuada para nuestro proyecto.

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