Tormenta de ideas para crear proyectos

tormenta-de-ideasEl primero de los pasos para crear proyectos es el diagnóstico y una de las técnicas que debemos de utilizar para compartir la información recopilada por los distintos miembros del grupo implicados en el proyecto es la tormenta de ideas.

Las sesiones de tormentas de ideas o Brainstorming son una herramienta fundamental para facilitar la participación en los grupos y para ellas debemos de tener presentes una serie de aspectos como son:

  • Las decisiones que se tomen deben de ser participativas.
  • La importancia del papel del  moderador.
  • Establecer unas reglas mínimas para las críticas y los comentarios.
  • La utilización de una pizarra o papel en la pared.
  • Establecer un orden en la presentación de los contenidos y el desarrollo de los temas.
  • El proceso de priorizar.
  • La convocatoria de la sesión.

 

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La tormenta de ideas es una herramienta muy potente para alcanzar la meta general, la definición de los distintos puntos a desarrollar del proyecto. Como toda herramienta, los usuarios tienen que entenderla y utilizarla de manera adecuada para que las sesiones sean productivas.

Cuando decidimos convocar una sesión de Brainstorming debemos de tener como objetivo el crear el entorno adecuado para que el conjunto de participantes en el proyecto tomen una o varias decisiones de forma colectiva, esto reduce el dominio de una persona y favorece la implicación de los miembros del grupo estimulando su participación en el proyecto. El objetivo inmediato de la sesión de tormenta de ideas no es la creatividad sino la participación, de forma que la creatividad del grupo sobresalga por encima de la creatividad individual. Para ello deberemos de establecer una reglas básicas de obligado cumplimiento durante la sesión, con lo que favoreceremos la participación en la toma de decisiones de todos los miembros.

En toda sesión el papel del moderador será fundamental. Un grupo desorganizado de individuos no aporta soluciones ni toma decisiones de interés para el desarrollo de los proyectos. Es necesario, además de las reglas establecidas, un procedimiento ordenado para que el proceso transcurra como se tenia previsto. Para ello el papel del moderador es variado, en primer lugar debe de cerciorarse de que existe esa estructura de reglas y procedimiento y de que se respeta, y en segundo lugar debe verificar que las decisiones vienen de todos los participantes del grupo. Esta es una tarea que requiere de experiencia y de liderazgo en el control de proyectos ya que las acciones de organización de una sesión de tormenta de ideas deben de ser introducidas por el moderador no por los participantes, y estarán calculadas para guiar al grupo a la toma de decisiones que favorezcan al proyecto.

 

En condiciones democráticas se permiten las críticas, en la estructura y la organización de la tormenta de ideas no se permiten las críticas abiertas, con lo que se anima a los tímidos a participar. El moderador debe alentar todas las sugerencias, aunque algún participante haga aportaciones ridículas; sin reacción contraria alguna ni juicios de valor se escribe en la pizarra. El proceso de priorización las irá dejando al final de la lista. De esta forma no cuestionamos la credibilidad de ningún miembro del grupo y el moderador da la imagen de no ser partidista ni de intentar imponer ninguna idea o propuesta al grupo, sino que intenta sacar las mejores aportaciones en su conjunto.

Otro aspecto a tener presente en la organización de las sesiones de tormenta de ideas es el contenido y el orden de los temas, una propuesta que me ha dado buenos resultados es responder a estas cuestiones en varias sesiones, entre dos y tres:

•   ¿Qué queremos?
•   ¿Qué tenemos?
•   ¿Cómo usar lo que tenemos para conseguir lo que queremos?
•   ¿Qué pasará cuando lo hagamos?
•   ¿A dónde queremos ir?
•   ¿Dónde estamos?
•   ¿Cómo llegar desde donde estamos hasta donde queremos ir?
•   ¿Qué pasará cuando lo hagamos?
•   ¿Cuál es el problema?
•   Definir la meta como solución al problema.
•   Desglosar la meta en un conjunto finito de objetivos (SMART).
•   Identificar recursos e impedimentos.
•   Generar un conjunto de estrategias para utilizar los recursos, prevenir los inconvenientes  y lograr los objetivos.
•   Elegir la estrategia más efectiva.
•   Decidir sobre la organización (estructura, quién hace qué, presupuesto, agenda) y
•   Decidir sobre la supervisión, informes y evaluación.

En cada una de las sesiones, una vez que se han realizado las aportaciones y están escritas en la pizarra, se priorizan. El moderador deberá pedir al grupo que las reordene, agrupando las sugerencias parecidas y borrando las repetidas, se vuelven a clasificar y se priorizan, las más importantes se colocan al inicio de la lista. Al priorizar las aportaciones se evita la idea de que una aportación es mejor que otra.

El resultado de las sesiones es que el grupo que ha de desarrollar el proyecto no solo ha elegido sus objetivos prioritarios, sino que también ha organizado su funcionamiento para conseguirlos.

Me gustaría saber qué piensa de este artículo, déjeme su comentario con dudas, críticas constructivas o sugerencias.

Gracias…….

Miguel Castillo | Ayudándote a Crear Proyectos
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